Formandens beretning til GF 15.03.2016

Farum 24/2-2016

Formandens skriftlige beretning til Ryttergårdens grundejerforenings generalforsamling 15.3.2016

Den 6. august 2015 blev der holdt ekstraordinær generalforsamling. Den tidligere formand Teis Krebs ønskede at stoppe i bestyrelsen, og der skulle derfor være valg.

Hanne Ziegler (RH42) blev valgt og konstitueret til ny formand (på valg igen i 2018). Hasse Rasmussen tidligere suppleant trådte hermed ud, da man ikke kan have 2 i bestyrelsen fra samme adresse. Arne Ziegler (RV111) blev valg som suppleant (på valg igen i 2016)

Øvrig bestyrelse består af:

Bo Mårtensson (RH 46) kasserer (på valg i 2017)
Michael Riis (RH 62) menigt medlem (på valg igen i 2017)

Bestyrelsen har haft en kort men ret travl periode indtil nu.

Den største udfordring har været at få overblik over økonomi og regnskab samt adgang til grundejerforeningens konti i Nykredit. Mangel på service og antallet af modsat rettede krav fra pengeinstituttet har været en stor overraskelse. Kaos er det rette ord at bruge i denne sammenhæng. Det tog 5 måneder (!) før vi havde råderet over foreningens konti. Det er under al kritik og vi overvejer derfor pt. at skifte pengeinstitut.

Da den nye bestyrelse overtog, forelå der endnu ikke et godkendt revisionspåtegnet regnskab fra 2014. Jeg er glad for at kunne meddele, at der nu foreligger et godkendt revisionspåtegnet regnskab fra både 2014 og 2015, som vedtægterne foreskriver.

Der var desværre en restance i regnskabet for indbetaling af kontingent, hvilket bringer mig til emnet NETS. Det er således, at medlemmerne i grundejerforeningen betaler kontingent via Betalingsservice, NETS. NETS kan ikke se om folk flytter til/fra grundejerforeningen og opkræver derfor ”som de plejer”. Folk der flytter, afmelder naturligvis deres betaling, men tilflyttere kommer ikke automatisk på listen. Det giver problemer med restancer. For at finde ud af hvem der har betalt, kan bestyrelsen via NETS få en såkaldt restanceliste. Her kom endnu en overraskelse til bestyrelsen. Vi fik udleveret NETS kort og system fra den tidligere formand, men ingen kode. Da vi ville bestille en ny kode, løb vi ind i problemet med først at skulle have styr på Nykredit, da NETS skulle verificere at vi overhovedet måtte få adgang. Da det lykkedes, fik vi oplyst af NETS at foreningen faktisk ikke har haft adgang siden 2014, da adgangssystemet var ændret (!). Vi har nu fået adgang til NETS på ny, hvorefter restancerne er opgjort og de relevante husstande opkrævet. Folk har taget vel imod opkrævningerne, da det ikke har været tydeligt for folk hvordan de overhovedet skulle betale deres kontingent. Ved du allerede nu at du ikke har fået betalt, vil vi sætte stor pris på at du henvender dig til vores kasserer Bo og får det klaret snarest.

Foreningens gamle hjemmeside blev ikke brugt eller opdateret. Den sidste opdatering, der lå derinde, var fra 2011. Vi er meget glade for at kunne informere om at hjemmesiden www.ryttergaardens-gf.dk er blevet opdateret med nyt design og jævnligt opdateres. Foreningen har nu administratorrettigheder og ejer nu også domænet. Vi anbefaler at man kigger forbi jævnligt, og melder sig til foreningens infomail, med angivelse af RH eller RV og nummer, for at følge med i hvad der sker i området. Vi vil gerne have mulighed for at informere så mange af Jer så hurtigt og nemt som muligt om relevante ting fx træfældning og gravearbejde i området. På hjemmesiden kan man nu også downloade deklarationen og vedtægterne.

I processen med at gennemgå vedtægterne blev bestyrelsen opmærksom på at de trængte til en revision. Dele var ikke længere relevante, og andre dele ikke optimale i 2016. Forslag til ændring af vedtægterne er derfor på agendaen til denne generalforsamling.

Det kan være en udfordring, at få nok folk til at møde frem til en generalforsamling. Måske passer tiden ikke, der er andet i kalenderen eller måske syntes man ikke at agendaen er relevant for en. Det er en skam, for resultatet er, at de folk der bruger deres fritid på bestyrelsesarbejdet til gavn for hele grundejerforeningen, og dem der møder op, ikke kan vedtage ændringerne. De skal nu afholde en ekstraordinær generalforsamling og behandle det hele igen. Det vil vi meget gerne ændre på. Fremover vil det derfor blive muligt at afgive fuldmagt elektronisk pr email eller via medsendte slip på indkaldelsen hvis man ikke har mulighed for at møde op. Det er relevant allerede nu, da der er vedtægtsændringer på agendaen, og vedtagelse kræver at halvdelen af husstandene (58) møder frem, eller har afgivet fuldmagt til afstemningen. Er der ikke nok beboere, der vælger at bruge deres stemme, skal der som sagt indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling hvor forslagene skal behandles igen. Gør derfor venligst altid brug af Jeres stemme, så vi kan tage aktion på de indkomne forslag med det samme.

Vi håber at muligheden for at afgive fuldmagt elektronisk , vil gøre det nemmere for Jer alle, at tage aktivt del i Jeres grundejerforening, selvom I ikke kan møde op.

Ellers har følgende været på programmet i 2015:

Møde med kommunen ang. træfældning i alleerne.

Træerne tilhører kommunen. Træerne er fældet og stubbe fræset. Der er holdt møde om genplantning, og der genplantes nye træer her til vinter eller til efteråret afhængig af temperaturen.

Møde med kommunen om renovation af spildevandsbassinnet. Der er givet tilladelse til udgravning. Af arbejdsmiljøhensyn vil hækken omkring bassinnet blive fjernet og hegn sat op. Dette skyldes at det vil være forbundet med en vis risiko at klippe hækken på indersiden tæt på bassinkanten. Bestyrelsen har været i kontakt med beboerne i RH45, der bor lige op ad spildevandsbassinnet, og der var ingen indvendinger. Når hegn er etableret, vil det blive diskuteret om der skal plantes efeu eller lignende for at skjule hegnet, eller om det skal stå alene.

Træfældning ved skolesti, tilbud indhentet – træ fældet i januar

Der manglede et skilt ved indkørsel til Rytterhaven nr. 19-27 & 26-36 mfl. Skiltet er grundejerforeningens ansvar og ejendom. Nyt skilt blev bestilt og kommunen var og stille det op for os i januar.

Oprydning og beskæring ved transformerstation på Gartnervænget. Tak til de frivillige der mødte op!!!!

Fibernet

Mulighed for fibernet – undersøgelse i gang. TDC er interesseret i at etablere fibernet i området hvis et tilstrækkeligt antal beboere er interesseret og vil tilmelde sig TDC’s løsning (Internet/tv/telefon i et) til ca. 500 kr. pr måned. Minimum 25 husstande skal være interesseret. Hvis 50 eller flere melder sig til, bliver selve tilslutningen gratis, hvis gravearbejdet er under 30 meter, abonnementsudgifterne er der stadig og afholdes af den enkelte husejer (tovholder Dennis RH 31). Tilbud ses på hjemmesiden.

Jeg vil gerne sige mange tak til bestyrelsen for en flot og aktiv indsats siden august. Bestyrelsesarbejdet er frivilligt og ulønnet, og i år har der været flere møder og opfølgninger med kommunen mm. efter arbejdstid end der var forventet. Tak fordi I er stillet op hver gang.

Jeg vil også gerne sige tak til resten af foreningen for den måde I har taget imod den nye hjemmeside og tilslutningen til emaillisten på.

Venlig hilsen

Hanne Ziegler

Formand